Koronavirus přiměl společnosti po celém světě k hledání nových cest v organizaci práce. Pro celou řadu z nich je představitelnou budoucností model kombinující práci na dálku a čas v kanceláři. Jak v praxi funguje hybridní práce, jaká jsou její specifika a jaký vliv má tato úprava na samotné kanceláře?
Aktuální situace volá po alternativních podobách firemní komunikace, pracovní doby i fyzické přítomnosti v kancelářích. Některé firmy umožnily zaměstnancům pokračovat v práci na dálku alespoň do roku 2021, další zavedly na pracovišti časové harmonogramy a menší pracovní skupiny. Přetrvávající nejistota týkající se budoucího vývoje však nahrává hybridní práci, tedy kombinaci práce na dálku s prací v kanceláři.
Náklonnost k tomuto modelu potvrzuje i květnová studie ze Stanfordu, která ukazuje, že 55 % amerických pracovníků chce kombinovat práci doma a v kanceláři. Dle průzkumu pracovního prostředí, který realizovala společnosti CAPEXUS v Česku, považuje 38 % zaměstnanců v době covidové z pohledu produktivity za nejlepší kombinaci práce z domova a z kanceláře.
Mezi základní vlastnosti hybridní práce patří více autonomie v rozhodování, odkud chce v daný moment zaměstnanec pracovat. Stejně tak vyžaduje po pracovníkovi aktivně přemýšlet nad tím, s kým a kdy potřebuje pracovat, s kým se musí setkat osobně, co ovlivňuje jeho produktivitu a co potřebuje k výkonu. Hybridní práce tak rozhodně není synonymem absolutní volnosti a flexibility.
Fyzickou kontrolu lidí v týmu nahradilo úkolové řízení. V praxi je v hybridních společnostech často vidět stanovení určitých dnů pro schůzky a spolupráci v kanceláři a stanovení vzdálených dní pro práci s individuálním zaměřením. Fyzická přítomnost je vhodná například pro:
● zahájení či ukončení projektu
● nábor nového člena a budování týmu
● synchronizaci aktivit
● schůzky s klíčovými partnery a klienty
Nicholas Bloom, profesor ekonomie na Stanfordské univerzitě a odborník na práci na dálku, předpokládá, že po ústupu pandemie budou lidé pracovat z domova v průměru dva dny v týdnu. Toto rozložení je podle něj ideální pro zachování produktivity a snížení stresu z dojíždění.
Například Marco Minervini, výzkumník organizačního designu z evropské obchodní školy INSEAD, však varuje, že smíšený model dokáže vytvořit propast mezi zaměstnanci v kanceláří a lidmi na home office. Hybridní práce podle něj dokáže potenciálně zhoršit rozdíly mezi pohlavími, protože u žen se předpokládá převzetí povinnost spojených s péčí o domácnost.
Další negativum může být spojeno se samotnou digitální komunikací. Třebaže se lidé naučili používat nástroje na vzdálenou komunikaci, neznamená to eliminaci komunikačních problémů. Sociální zábrany jsou při práci tváří v tvář silnější a konflikt je tak pravděpodobnější při komunikaci na dálku.
Překážkou jsou také projevy emocí, se kterými dle Petra Pouchého, interakčního designéra ze studia Court of Moravia, mohou pomáhat karty: „Vstoupit někomu do řeči při poradě s více lidmi při práci na dálku zdaleka není tak taktní a snadné jako naživo.“
Určitou frustraci vyvolávají také technické nedostatky a nízká kvalita přenosu. Je tak zcela klíčové přizpůsobit hybridním schůzkám IT vybavení. Účastník připojený vzdáleně by neměl být pouze na telefonu, měl by být také vidět. To ostatně potvrzuje i Hanu Pullová, Managing Partner Jobs 2030: „Při našich mastermind diskuzích se seniorskými HR lídry na téma, jak nastavit hybridní model práce, aby fungoval dlouhodobě, jsme si ověřili, že vybavení pro práci z domova by se nemělo podceňovat. Dokonce to může být jeden z diskriminačních faktorů. Pokud člověk, který pracuje z domova, nemá dostatečné technické vybavení, internet mu padá, nefunguje mu kamera, apod. nemůže se aktivně zapojovat do diskuzí. Má pak frustrace z toho, že potřebuje sdělit některé informace, ale kvůli špatnému spojení je jeho příspěvek přerušován.“
Hana dále zmiňuje další důležitý prvek hybridní práce: „Je klíčové, aby se lidé, kteří pracují z domova, aktivně zapojovali do diskuzí. Jednak, aby cítili, že jsou součástí týmu, ale také proto, že pokud se nezapojí a ponechají tuto možnost lidem, kteří jsou kolem lídra v kanceláři, postupně mohou ztratit vliv na některá zásadnější rozhodnutí a kultura firmy se začne přirozeně stavět je na lidech, kteří jsou „offline“. Pokud tedy chceme, aby hybridní model práce fungoval dlouhodobě, musíme všem lidem zajistit stejné pracovní podmínky a k tomu patří i adekvátní vybavení.“
Ruku v ruce s přenosem obrazu jde také kvalita zvuku. Třebaže jsou moderní notebooky vybaveny již poměrně kvalitním mikrofonem, investice do vhodného ozvučení (například zabudovaného do stropu zasedací místnosti) se jednoznačně vyplatí.
Cíl uskutečnit příjemnou a produktivní schůzku v režimu částečně distribuovaného týmu podporuje také akustika, osvětlení a další faktory zasedacích místností. „Funkční zasedačka má rezervační systém. Při plánování schůzky se rozešle online pozvánka pro účastníky, kteří nemohou být přítomni osobně. V místnosti musí být správně vyřešena akustika, ozvučení a přenos zvuku. Zasedací místnost určená pro online meetingy by měla mít promítací obrazovku s obrazovým snímačem. V neposlední řadě je důležité příjemné umělé osvětlení a celkové estetické pojetí prostoru. V takovém prostředí se budou cítit dobře jak účastníci schůzky přítomni v samotné zasedačce, tak ti komunikující na dálku,“ odhaluje potřebné úpravy Martin Židek, architekt ze společnosti CAPEXUS, která nedávno dokončila kanceláře pro UniCredit Bank připravené na post-covidovou dobu.
Efektivní hybridní kultura pracoviště by měla umožňovat lidem pracovat v různou dobu, z různých míst a v různém tempu. Přirozenou součástí hybridní práce jsou nové postupy a přístupy, na které je nutné si zvyknout.
Pokud již nyní přemýšlíte nad tím, jakým způsobem kanceláře přizpůsobit hybridní práci, neváhejte kontaktovat firmu CAPEXUS, která se zabývá poradenstvím v oblasti pracovního prostředí i návrhem a realizací kancelářských prostor
